Template RFP Pembuatan Website: TOR, Skor Vendor, dan Checklist Serah Terima
Template RFP pembuatan website membantu perusahaan meminta proposal yang jelas dan mudah dibandingkan. Dokumen ini memuat tujuan, ruang lingkup, fitur, standar teknis, biaya, serta hasil akhir proyek.
Selain itu, panduan ini menyediakan matriks penilaian vendor dan checklist serah terima. Karena itu, tim procurement, marketing, dan IT dapat menilai setiap penawaran secara lebih objektif.
Ringkasan Cepat
RFP pembuatan website yang baik perlu menjelaskan:
- Latar belakang proyek.
- Tujuan bisnis.
- Target pengguna.
- Ruang lingkup pekerjaan.
- Struktur halaman.
- Kebutuhan desain.
- Fitur dan integrasi.
- Persyaratan SEO.
- Persyaratan keamanan.
- Timeline proyek.
- Kisaran anggaran.
- Kriteria penilaian vendor.
- Kepemilikan aset digital.
- Masa garansi.
- Proses serah terima.
Sebaiknya, perusahaan membagikan dokumen yang sama kepada semua calon vendor. Dengan demikian, setiap proposal akan lebih mudah dibandingkan.
Apa Itu RFP Pembuatan Website?
RFP merupakan singkatan dari Request for Proposal.
Dokumen ini berfungsi untuk meminta solusi dan penawaran dari calon vendor. Dalam proyek website, RFP menjelaskan kebutuhan perusahaan secara terstruktur.
Selanjutnya, calon vendor akan memberikan jawaban berupa:
- Solusi yang ditawarkan.
- Teknologi yang digunakan.
- Susunan tim.
- Jadwal pengerjaan.
- Ruang lingkup pekerjaan.
- Biaya pengembangan.
- Biaya tahunan.
- Ketentuan dukungan.
Melalui RFP, perusahaan dapat menghindari penawaran yang terlalu umum. Dokumen tersebut juga membantu manajemen menilai vendor berdasarkan kriteria yang sama.
Apa Perbedaan RFP, TOR, Brief, dan Proposal?
Keempat dokumen tersebut memiliki fungsi yang berbeda.
| Dokumen | Fungsi | Pembuat | Waktu Penggunaan |
|---|---|---|---|
| Brief | Menjelaskan kebutuhan awal | Pemilik proyek | Diskusi awal |
| TOR | Menentukan ruang lingkup dan tanggung jawab | Pemilik proyek | Perencanaan |
| RFP | Meminta solusi dan harga dari vendor | Pemilik proyek | Seleksi vendor |
| Proposal | Menjawab kebutuhan dalam RFP | Vendor | Proses penawaran |
Pada proyek sederhana, perusahaan dapat menggabungkan brief dan TOR.
Namun, proses pengadaan formal membutuhkan dokumen yang lebih lengkap. Oleh sebab itu, RFP cocok digunakan ketika perusahaan ingin membandingkan beberapa vendor.
Kapan Perusahaan Membutuhkan RFP Website?
Tidak semua proyek membutuhkan dokumen yang panjang.
Meskipun demikian, RFP sangat disarankan dalam beberapa kondisi berikut:
- Perusahaan membandingkan beberapa vendor.
- Proyek melibatkan banyak divisi.
- Nilai investasi cukup besar.
- Website membutuhkan integrasi sistem.
- Sistem akan menyimpan data pelanggan.
- Website menggunakan beberapa bahasa.
- Proyek memiliki tenggat tertentu.
- Manajemen membutuhkan dokumentasi pengadaan.
- Website lama akan diganti.
- Perusahaan membutuhkan kepastian kepemilikan aset.
Misalnya, RFP sangat berguna saat perusahaan membutuhkan website company profile profesional untuk tender, ekspansi, komunikasi investor, atau penguatan kredibilitas.
Apa yang Harus Disiapkan Sebelum Membuat RFP?
Sebelum menulis fitur, pahami dahulu masalah bisnisnya.
Fitur seharusnya mendukung kebutuhan pengguna dan tujuan perusahaan. Karena itu, tim internal perlu menyiapkan beberapa informasi dasar.
1. Profil Perusahaan
Tuliskan informasi singkat mengenai:
- Bidang usaha.
- Produk atau layanan.
- Wilayah operasional.
- Target pasar.
- Keunggulan perusahaan.
- Posisi merek.
Informasi ini membantu calon vendor memahami konteks proyek.
2. Masalah Website Saat Ini
Beberapa masalah yang dapat dicantumkan antara lain:
- Tampilan sudah tidak relevan.
- Website lambat.
- Admin sulit memperbarui konten.
- Tampilan tidak nyaman pada ponsel.
- Informasi produk belum lengkap.
- Website belum menghasilkan prospek.
- Halaman sulit ditemukan di Google.
- Vendor lama menguasai akses domain.
- Website sering terkena malware.
- Tim tidak memiliki data analytics.
Dengan menjelaskan masalah secara terbuka, perusahaan akan menerima solusi yang lebih tepat.
3. Tujuan Proyek
Tujuan proyek harus terukur.
Contohnya:
- Meningkatkan jumlah permintaan penawaran.
- Memperkuat kredibilitas perusahaan.
- Menampilkan portofolio proyek.
- Menjangkau buyer internasional.
- Mempermudah pembaruan konten.
- Mendukung proses rekrutmen.
- Mengurangi pertanyaan berulang.
- Menghubungkan website dengan CRM.
Sebaliknya, hindari tujuan yang terlalu umum seperti “membuat website lebih bagus”.
4. Pemangku Kepentingan
Tentukan siapa saja yang akan terlibat.
Pihak tersebut dapat mencakup:
- Direksi.
- Tim marketing.
- Corporate communication.
- Procurement.
- Tim IT.
- Tim legal.
- Tim sales.
- Tim human resources.
Setelah itu, tunjuk satu orang sebagai penanggung jawab utama. Langkah ini akan mempercepat proses persetujuan.
Apa Saja Isi Template RFP Pembuatan Website?
Berikut struktur yang disarankan.
| Bagian RFP | Informasi yang Dicantumkan |
|---|---|
| Identitas proyek | Nama proyek dan perusahaan |
| Latar belakang | Alasan pengembangan website |
| Tujuan bisnis | Hasil yang ingin dicapai |
| Target pengguna | Pengguna utama website |
| Ruang lingkup | Halaman, fitur, dan pekerjaan |
| Desain | Gaya visual dan identitas merek |
| Konten | Teks, foto, video, dan bahasa |
| Teknologi | CMS, framework, hosting, dan integrasi |
| SEO | Struktur URL, metadata, sitemap, dan redirect |
| Keamanan | SSL, backup, hak akses, dan perlindungan login |
| Timeline | Tahapan dan target peluncuran |
| Biaya | Biaya proyek dan biaya berulang |
| Deliverables | Aset yang harus diserahkan |
| Evaluasi vendor | Bobot dan kriteria penilaian |
| Garansi | Masa perbaikan setelah peluncuran |
Struktur ini membantu calon vendor memberikan jawaban yang lebih terarah.
Template RFP Pembuatan Website yang Bisa Disalin
Format berikut dapat dipindahkan ke Microsoft Word atau Google Docs.
1. Identitas Proyek
REQUEST FOR PROPOSAL
PEMBUATAN WEBSITE PERUSAHAAN
Nama Proyek:
Pengembangan Website [Nama Perusahaan]
Nama Perusahaan:
[Nama badan usaha atau organisasi]
Alamat:
[Alamat perusahaan]
Penanggung Jawab:
Nama:
Jabatan:
Email:
Nomor Telepon:
Tanggal Penerbitan RFP:
[Tanggal]
Batas Pengiriman Proposal:
[Tanggal dan waktu]
2. Latar Belakang Proyek
LATAR BELAKANG
[Nama perusahaan] bergerak dalam bidang [bidang usaha].
Saat ini, perusahaan menggunakan website untuk [fungsi website saat ini].
Namun, website tersebut masih memiliki beberapa kendala:
- [Kendala pertama]
- [Kendala kedua]
- [Kendala ketiga]
- [Kendala keempat]
Melalui proyek ini, perusahaan ingin membangun website baru yang mendukung pemasaran, komunikasi, pelayanan pelanggan, dan pertumbuhan bisnis.
Jelaskan kondisi secara jujur. Dengan begitu, calon vendor dapat menyusun solusi yang relevan.
3. Tujuan Pengembangan Website
TUJUAN PROYEK
Proyek ini memiliki tujuan berikut:
- Meningkatkan kredibilitas perusahaan.
- Menyampaikan produk dan layanan secara jelas.
- Menghasilkan prospek yang berkualitas.
- Mempermudah calon pelanggan menghubungi perusahaan.
- Mendukung aktivitas pemasaran digital.
- Meningkatkan visibilitas pada mesin pencari.
- Mempermudah pengelolaan konten.
- Mendukung pengembangan fitur pada masa mendatang.
Gunakan tujuan yang dapat dinilai. Misalnya, perusahaan dapat menetapkan target jumlah prospek atau permintaan penawaran.
4. Target Pengguna Website
TARGET PENGGUNA
Website akan melayani:
- Calon pelanggan.
- Pelanggan aktif.
- Mitra bisnis.
- Distributor atau reseller.
- Investor.
- Pelamar kerja.
- Media.
- Instansi pemerintah.
- Pemangku kepentingan lainnya.
Wilayah pengguna:
[Indonesia, Asia Tenggara, global, atau wilayah tertentu]
Bahasa:
[Bahasa Indonesia, Inggris, atau bahasa lainnya]
Target pengguna akan memengaruhi struktur navigasi, gaya bahasa, desain, dan fitur.
5. Ruang Lingkup Halaman
RUANG LINGKUP HALAMAN
Calon vendor perlu memberikan rekomendasi struktur informasi.
Halaman minimal:
- Beranda
- Tentang Perusahaan
- Visi dan Misi
- Produk atau Layanan
- Detail Produk atau Layanan
- Portofolio
- Studi Kasus
- Artikel atau Insight
- Karier
- Kontak
- Kebijakan Privasi
- Syarat dan Ketentuan
Halaman tambahan:
- [Halaman tambahan pertama]
- [Halaman tambahan kedua]
- [Halaman tambahan ketiga]
Selanjutnya, mintalah penjelasan mengenai jumlah template halaman. Satu template sering kali dapat digunakan untuk beberapa halaman.
Fitur Apa Saja yang Perlu Dicantumkan?
Setiap fitur perlu memiliki tujuan yang jelas.
| Fitur | Tujuan | Prioritas |
|---|---|---|
| CMS | Memperbarui konten | Wajib |
| Formulir kontak | Mengumpulkan prospek | Wajib |
| Tombol WhatsApp | Mempermudah komunikasi | Wajib |
| Manajemen artikel | Menerbitkan konten SEO | Wajib |
| Pencarian | Menemukan informasi | Opsional |
| Multibahasa | Menjangkau pengguna global | Opsional |
| Integrasi CRM | Mencatat prospek | Opsional |
| Integrasi ERP | Mengirim atau menampilkan data | Opsional |
| Portal pelanggan | Memberikan layanan mandiri | Opsional |
| Kalkulator harga | Membantu estimasi awal | Opsional |
| Live chat | Melayani pertanyaan | Opsional |
| Lowongan kerja | Mengelola rekrutmen | Opsional |
Agar anggaran lebih mudah disusun, kelompokkan fitur menjadi:
- Wajib tersedia.
- Sebaiknya tersedia.
- Dapat dikembangkan kemudian.
Untuk integrasi CRM, ERP, portal pelanggan, atau fitur khusus, perusahaan dapat mempertimbangkan jasa pembuatan website dan web app custom.
Bagaimana Menulis Kebutuhan Desain Website?
Hindari instruksi yang terlalu umum.
Sebagai contoh, kata “modern” dapat memiliki makna berbeda bagi setiap orang. Oleh karena itu, jelaskan karakter merek dan gaya visual yang diharapkan.
KEBUTUHAN DESAIN
Karakter merek:
- Profesional
- Tepercaya
- Modern
- Ramah
- Premium
- Inovatif
Gaya visual:
- Bersih dan memiliki ruang yang cukup.
- Menggunakan identitas warna perusahaan.
- Tidak menggunakan terlalu banyak animasi.
- Mudah dibaca pada perangkat mobile.
- Memiliki tombol tindakan yang jelas.
Referensi website:
- [URL referensi pertama]
Alasan: [Bagian yang disukai] - [URL referensi kedua]
Alasan: [Bagian yang disukai] - [URL referensi ketiga]
Alasan: [Bagian yang disukai]
Referensi hanya membantu menjelaskan preferensi. Calon vendor tetap harus membuat desain yang orisinal.
Siapa yang Menyiapkan Konten Website?
Pembagian tanggung jawab harus jelas sejak awal.
Konten website dapat mencakup:
- Copywriting.
- Profil perusahaan.
- Deskripsi produk.
- Studi kasus.
- Artikel.
- Fotografi.
- Video.
- Ilustrasi.
- Ikon.
- Infografis.
- Terjemahan.
- Dokumen unduhan.
| Jenis Konten | Disediakan Perusahaan | Dibuat Vendor |
|---|---|---|
| Logo | ☐ | ☐ |
| Pedoman merek | ☐ | ☐ |
| Profil perusahaan | ☐ | ☐ |
| Copywriting | ☐ | ☐ |
| Foto produk | ☐ | ☐ |
| Foto perusahaan | ☐ | ☐ |
| Video | ☐ | ☐ |
| Terjemahan | ☐ | ☐ |
| Artikel awal | ☐ | ☐ |
| Migrasi konten lama | ☐ | ☐ |
Sering kali, keterlambatan proyek terjadi karena materi belum siap. Karena itu, tetapkan tenggat penyerahan konten sejak awal.
Apa Persyaratan Teknis yang Harus Dicantumkan?
Perusahaan tidak harus menentukan teknologi secara kaku.
Namun, calon vendor perlu menjelaskan teknologi yang mereka pilih beserta alasannya.
PERSYARATAN TEKNIS
- Website tampil optimal pada desktop, tablet, dan ponsel.
- Tim internal dapat mengelola konten.
- Calon vendor menjelaskan CMS atau framework yang digunakan.
- Penawaran menjelaskan kebutuhan server.
- Tim proyek menyediakan staging environment.
- Sistem memiliki mekanisme backup.
- Arsitektur mendukung pengembangan fitur lanjutan.
- Penawaran menjelaskan semua lisensi pihak ketiga.
- Website mendukung browser modern.
- Kode tidak mengandung fitur tersembunyi.
- Perusahaan memperoleh akses administrator.
- Perusahaan memperoleh akses hosting dan domain.
Selain itu, mintalah daftar pekerjaan yang tidak termasuk dalam penawaran.
Baca Juga Artikel Terkait
Bagaimana Memasukkan SEO dan GEO ke Dalam RFP?
Tim proyek harus mempersiapkan SEO sejak tahap awal.
Jika tim baru memikirkan SEO setelah website selesai, biaya perbaikannya bisa lebih besar.
PERSYARATAN SEO DAN GEO
- Mesin pencari dapat merayapi website.
- Konten utama tersedia dalam bentuk teks.
- Admin dapat mengubah meta title.
- Admin dapat mengubah meta description.
- Admin dapat mengatur slug URL.
- Sistem menghasilkan sitemap XML.
- Website memiliki robots.txt yang benar.
- Tim menyiapkan redirect URL lama.
- Heading memiliki struktur yang jelas.
- Gambar mendukung alt text.
- Sistem mendukung canonical URL.
- Tim menggunakan structured data sesuai kebutuhan.
- Breadcrumb muncul pada halaman yang relevan.
- Admin dapat mengelola internal link.
- Tim menghubungkan Google Search Console.
- Tim memasang Google Analytics.
- Sistem mengendalikan halaman duplikat.
- Website mendukung halaman penulis dan profil perusahaan.
- Tabel tetap nyaman dibaca pada ponsel.
- Tim internal dapat memperbarui konten.
Setelah fondasi teknis siap, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas melalui jasa SEO untuk website perusahaan.
Apa Persyaratan Keamanan Website?
Standar keamanan perlu mengikuti risiko bisnis.
Setidaknya, website perusahaan membutuhkan:
- HTTPS.
- Hak akses berdasarkan peran.
- Perlindungan halaman login.
- Backup berkala.
- Pembaruan sistem.
- Pemantauan aktivitas mencurigakan.
- Prosedur pemulihan.
- Pengamanan formulir.
- Perlindungan spam.
- Pengelolaan kredensial.
PERSYARATAN KEAMANAN
- Website menggunakan HTTPS.
- Admin dapat membatasi hak akses.
- Sistem mendukung autentikasi yang aman.
- Formulir memiliki perlindungan spam.
- Tim melakukan backup secara berkala.
- Tim dapat memulihkan backup.
- Calon vendor menjelaskan jadwal pembaruan sistem.
- Penawaran menjelaskan prosedur penanganan insiden.
- Sistem mencatat dan mengendalikan akses administrator.
- Tim tidak menggunakan data pengguna tanpa izin.
Bagaimana Menentukan Timeline Proyek Website?
Jangan hanya menetapkan tanggal peluncuran.
Sebaliknya, bagi proyek menjadi beberapa tahap.
| Tahap | Hasil |
|---|---|
| Kickoff | Kesepakatan cara kerja |
| Analisis | Dokumen kebutuhan |
| Sitemap | Struktur website |
| Wireframe | Kerangka halaman |
| UI/UX | Desain visual |
| Development | Website fungsional |
| Input konten | Konten tersedia |
| Pengujian | Daftar hasil pengujian |
| UAT | Persetujuan pengguna |
| Pelatihan | Admin dapat mengelola website |
| Go-live | Website dipublikasikan |
| Garansi | Perbaikan setelah peluncuran |
TARGET PELUNCURAN
Website diharapkan aktif pada:
[Tanggal]
Calon vendor perlu memberikan:
- Durasi setiap tahap.
- Tanggal penyerahan setiap hasil.
- Milestone persetujuan.
- Kebutuhan data dari perusahaan.
- Risiko yang memengaruhi jadwal.
- Prosedur jika persetujuan terlambat.
- Prosedur perubahan ruang lingkup.
Sementara itu, tim internal juga perlu menyediakan waktu untuk proses peninjauan dan persetujuan.
Bagaimana Meminta Rincian Biaya dari Vendor?
Pisahkan biaya menjadi tiga kelompok.
Biaya Satu Kali
- Analisis kebutuhan.
- UI/UX.
- Pengembangan.
- Copywriting.
- Fotografi.
- Integrasi.
- Migrasi data.
- Pengujian.
- Pelatihan.
- Peluncuran.
Biaya Berulang
- Domain.
- Hosting.
- Cloud server.
- Lisensi plugin.
- Maintenance.
- Monitoring.
- Dukungan teknis.
- Layanan keamanan.
Biaya Opsional
- Penambahan bahasa.
- Penambahan fitur.
- Integrasi baru.
- Artikel SEO.
- Fotografi tambahan.
- Video perusahaan.
- Pengembangan aplikasi.
STRUKTUR PENAWARAN
Calon vendor wajib memisahkan:
A. Biaya Proyek
B. Biaya Tahunan
C. Biaya Maintenance
D. Biaya Opsional
E. Pajak
F. Biaya Lisensi
G. Biaya Pihak Ketiga
Selain itu, proposal perlu mencantumkan:
- Masa berlaku penawaran.
- Ketentuan pembayaran.
- Ketentuan perubahan pekerjaan.
- Biaya pekerjaan di luar ruang lingkup.
- Kebijakan pembatalan proyek.
Sebagai referensi awal, pelajari halaman estimasi dan harga pembuatan website.
Bagaimana Memilih Vendor Website Secara Objektif?
Harga bukan satu-satunya faktor penentu.
Karena itu, gunakan matriks penilaian agar proses seleksi lebih transparan.
Matriks FIXIT 100 untuk Menilai Vendor Website
| Kriteria | Bobot | Bukti yang Dinilai |
|---|---|---|
| Pemahaman bisnis | 15 | Masalah, target, dan kebutuhan |
| Solusi dan UX | 15 | Sitemap, alur pengguna, dan desain |
| Teknologi | 10 | CMS, framework, dan skalabilitas |
| Keamanan | 10 | Backup, akses, dan perlindungan |
| SEO dan GEO | 15 | Struktur SEO dan analytics |
| Manajemen proyek | 10 | Timeline, milestone, dan komunikasi |
| Tim dan pengalaman | 10 | Keahlian dan proyek serupa |
| Handover | 10 | Source code, akses, dan dokumentasi |
| Transparansi biaya | 5 | Biaya awal dan berulang |
| Total | 100 |
Cara Menghitung Skor
Pertama, berikan nilai satu sampai lima pada setiap kriteria.
Kemudian, gunakan rumus berikut:
Skor tertimbang = nilai vendor ÷ 5 × bobot
Contoh:
- Nilai pemahaman bisnis: 4.
- Bobot pemahaman bisnis: 15.
- Perhitungan: 4 ÷ 5 × 15.
- Skor akhir: 12.
Template Penilaian Vendor
| Kriteria | Bobot | Vendor A | Vendor B | Vendor C |
|---|---|---|---|---|
| Pemahaman bisnis | 15 | |||
| Solusi dan UX | 15 | |||
| Teknologi | 10 | |||
| Keamanan | 10 | |||
| SEO dan GEO | 15 | |||
| Manajemen proyek | 10 | |||
| Tim dan pengalaman | 10 | |||
| Handover | 10 | |||
| Transparansi biaya | 5 | |||
| Total | 100 |
Saat menilai pengalaman, jangan hanya memperhatikan tampilan website.
Periksa juga relevansi proyek, hasil bisnis, kualitas teknis, dan tanggung jawab tim. Sebagai contoh, lihat portofolio pengembangan website Fixit Studio.
Apa Saja Red Flag Vendor Website?
Beberapa tanda berikut perlu diwaspadai:
- Tim hanya menjelaskan ruang lingkup melalui percakapan.
- Proposal tidak menyebutkan deliverables.
- Penawaran tidak merinci biaya.
- Tim menyembunyikan biaya tahunan.
- Pihak lain mendaftarkan domain tanpa akses perusahaan.
- Perusahaan tidak memperoleh akses hosting.
- Tim tidak menyerahkan source code.
- Lisensi menggunakan akun pribadi.
- Proyek tidak memiliki staging website.
- Tim melewati proses UAT.
- Kontrak tidak mencantumkan masa garansi.
- Sistem tidak memiliki backup.
- Penyedia menjanjikan peringkat pertama Google.
- Timeline tidak memiliki milestone.
- Proyek tidak memiliki prosedur perubahan.
- Seluruh pekerjaan bergantung pada satu orang.
- Tim tidak memberikan dokumentasi.
- Penawaran tidak menjelaskan pengecualian pekerjaan.
Oleh sebab itu, masukkan semua kesepakatan penting ke dalam proposal atau kontrak.
Siapa yang Harus Memiliki Domain dan Hosting?
Perusahaan sebaiknya memiliki domain atas nama badan usaha.
Selain itu, perusahaan perlu memegang:
- Akses akun registrar domain.
- Akses DNS.
- Akses hosting.
- Akses server.
- Akses administrator website.
- Akses repository.
- Akses analytics.
- Akses Search Console.
- Akses layanan pihak ketiga.
Tim pengembang dapat membantu pengelolaan. Namun, perusahaan tetap memegang kepemilikan utama.
Dengan demikian, perusahaan tidak terlalu bergantung pada satu penyedia.
Apakah Source Code Harus Diserahkan?
Semua pihak perlu menyepakati ketentuannya sejak awal.
Untuk proyek custom, perusahaan biasanya membutuhkan:
- Source code.
- Repository.
- Database.
- File media.
- Dokumentasi instalasi.
- Dokumentasi integrasi.
- Daftar library.
- Daftar lisensi.
- Kredensial yang relevan.
Sebaliknya, layanan berbasis langganan mungkin tidak menyertakan source code.
Karena itu, jelaskan model kepemilikan sebelum menandatangani kontrak.
Apa Saja Checklist Serah Terima Website?
Periksa semua aset sebelum menyelesaikan pembayaran akhir.
| No. | Aset Serah Terima | Status |
|---|---|---|
| 1 | Akses akun domain | ☐ |
| 2 | Akses DNS | ☐ |
| 3 | Akses hosting atau server | ☐ |
| 4 | Source code terbaru | ☐ |
| 5 | Repository kode | ☐ |
| 6 | Database | ☐ |
| 7 | File gambar dan media | ☐ |
| 8 | Akun administrator | ☐ |
| 9 | Akses analytics | ☐ |
| 10 | Akses Search Console | ☐ |
| 11 | Kredensial integrasi | ☐ |
| 12 | Daftar plugin dan lisensi | ☐ |
| 13 | File desain UI/UX | ☐ |
| 14 | Dokumentasi teknis | ☐ |
| 15 | Panduan penggunaan | ☐ |
| 16 | Daftar redirect URL | ☐ |
| 17 | Backup setelah peluncuran | ☐ |
| 18 | Hasil pengujian | ☐ |
| 19 | Dokumen UAT | ☐ |
| 20 | Berita acara serah terima | ☐ |
Setelah proses tersebut selesai, ganti semua password penting. Gunakan juga metode berbagi kredensial yang aman.
Template Deliverables Proyek Website
DELIVERABLES PROYEK
Tim pengembang wajib menyerahkan:
- Dokumen kebutuhan.
- Sitemap website.
- Wireframe.
- Desain UI/UX.
- Website pada staging server.
- Source code.
- Database.
- File media.
- Dokumentasi teknis.
- Panduan administrator.
- Daftar akun dan integrasi.
- Daftar lisensi.
- Hasil pengujian.
- Dokumen UAT.
- Backup website.
- Berita acara serah terima.
Sesuaikan daftar tersebut dengan jenis dan skala proyek.
Pertanyaan Apa yang Harus Diajukan kepada Vendor?
Pertanyaan Bisnis
- Bagaimana Anda memahami tujuan proyek kami?
- Fitur apa yang menurut Anda tidak perlu?
- Bagaimana website akan menghasilkan prospek?
- Bagaimana tim akan mengukur keberhasilan proyek?
Pertanyaan Teknis
- Teknologi apa yang akan digunakan?
- Mengapa Anda memilih teknologi tersebut?
- Bagaimana sistem backup bekerja?
- Bagaimana proses pemulihan dilakukan?
- Siapa yang memiliki source code?
- Bagaimana perusahaan dapat mengembangkan website kembali?
Pertanyaan SEO
- Bagaimana tim akan mengalihkan URL lama?
- Bagaimana admin mengelola metadata?
- Bagaimana tim menerapkan structured data?
- Bagaimana tim menguji performa website?
- Siapa yang akan memasang analytics?
Pertanyaan Proyek
- Siapa project manager?
- Seberapa sering tim memberikan laporan?
- Bagaimana proses persetujuan desain?
- Bagaimana tim menghitung perubahan pekerjaan?
- Apa solusi jika jadwal terlambat?
Pertanyaan Pascapeluncuran
- Berapa lama masa garansi?
- Apa saja yang termasuk dalam maintenance?
- Berapa waktu respons dukungan?
- Bagaimana tim menangani masalah kritis?
- Apakah perusahaan menerima pelatihan admin?
Apakah Anggaran Harus Dicantumkan dalam RFP?
Sebaiknya, perusahaan mencantumkan kisaran anggaran.
Informasi tersebut membantu calon vendor menyusun solusi yang realistis. Selain itu, vendor dapat menentukan prioritas fitur.
KISARAN ANGGARAN
Perusahaan menyediakan kisaran anggaran sebesar:
Rp[Nilai Minimum] sampai Rp[Nilai Maksimum]
Anggaran tersebut mencakup:
- Analisis kebutuhan.
- UI/UX.
- Pengembangan.
- Pengujian.
- Pelatihan.
- Peluncuran.
- Garansi.
Tuliskan biaya hosting, domain, lisensi, dan maintenance secara terpisah.
Perusahaan tidak harus membuka angka pasti. Kisaran anggaran sudah cukup untuk menyaring proposal yang tidak relevan.
Berapa Banyak Vendor yang Sebaiknya Diundang?
Undang beberapa vendor yang telah lolos penyaringan awal.
Terlalu sedikit pilihan akan membatasi perbandingan. Sebaliknya, terlalu banyak peserta dapat memperlambat proses evaluasi.
Sebelum mengirim RFP, periksa:
- Legalitas perusahaan.
- Pengalaman.
- Portofolio.
- Kompetensi tim.
- Kemampuan komunikasi.
- Kesesuaian layanan.
- Kapasitas pengerjaan.
Terakhir, berikan waktu yang cukup agar setiap calon vendor dapat mempelajari kebutuhan.
Apakah Bisnis Kecil Membutuhkan RFP?
Bisnis kecil tetap membutuhkan dokumen kebutuhan.
Namun, formatnya dapat dibuat lebih ringkas. Dokumen dua sampai lima halaman biasanya sudah memadai.
Setidaknya, cantumkan:
- Tujuan proyek.
- Struktur halaman.
- Fitur.
- Konten.
- Timeline.
- Anggaran.
- Deliverables.
- Hak kepemilikan.
- Masa garansi.
Dengan dokumen tersebut, bisnis kecil dapat mengurangi risiko kesalahpahaman.
Apakah Template Ini Bisa Digunakan untuk E-Commerce?
Bisa.
Tambahkan kebutuhan berikut:
- Manajemen produk.
- Variasi produk.
- Stok.
- Harga.
- Diskon.
- Keranjang belanja.
- Pembayaran.
- Pengiriman.
- Invoice.
- Status pesanan.
- Retur.
- Integrasi marketplace.
- Integrasi akuntansi.
- Keamanan transaksi.
Selain itu, jelaskan perkiraan jumlah produk dan transaksi. Data tersebut akan memengaruhi teknologi serta kapasitas server.
Apakah Template Ini Bisa Digunakan untuk Website Pemerintah?
Bisa, tetapi tim perlu melakukan penyesuaian.
Tambahkan:
- Standar aksesibilitas.
- Struktur persetujuan konten.
- Persyaratan keamanan instansi.
- Lokasi penyimpanan data.
- Kebutuhan audit.
- Integrasi layanan publik.
- Dokumentasi pengadaan.
- Standar identitas instansi.
- Ketentuan pemeliharaan.
Sebelum memulai proyek, periksa pula kebijakan internal dan regulasi yang berlaku.
Kesimpulan
Template RFP pembuatan website membantu perusahaan memperoleh proposal yang jelas, terukur, dan mudah dibandingkan.
Dokumen yang baik mencakup:
- Tujuan bisnis.
- Target pengguna.
- Ruang lingkup.
- Fitur.
- Desain.
- Konten.
- Persyaratan teknis.
- SEO dan GEO.
- Keamanan.
- Timeline.
- Struktur biaya.
- Kriteria evaluasi.
- Kepemilikan aset.
- Proses serah terima.
Selanjutnya, gunakan Matriks FIXIT 100 untuk membandingkan setiap calon vendor.
Jangan memilih berdasarkan harga saja. Tim yang tepat harus memahami bisnis, menawarkan solusi realistis, dan menjelaskan biaya secara transparan.
Untuk membahas kebutuhan perusahaan, lakukan konsultasi pembuatan website perusahaan bersama Fixit Studio.
Anggit Restu Pinuntun
Praktisi dan konsultan digital di Fixit Studio. Aktif membagikan wawasan mendalam seputar teknologi, bisnis B2B, dan strategi digital marketing modern.
Lihat semua artikel penulis